労働基準法の第32条の中で、所定労働時間は1日8時間で1週間40時間と定めてあります。この規定通り企業が適切に守っているのか、正しい賃金を支給しているのか、これらを管理するのが勤怠管理です。要は、国の法律通りに会社が従業員を雇用しているのか、このようなことを勤怠管理を通じて検証していることになるわけです。従業員側にとっての勤怠管理は法律というよりも、残業したときの手当てや休日出勤をしたときの賃金もしくは代休などが中心になって来ます。
何時に出社して何時に退社したのか、タイムカードに記録されている情報でこれらを計算して残業代を支払ったり、代休や有休の有無および消化状況を把握することになるわけです。また、労働時間は従業員の給料計算を行う上での基礎情報であり従業員が労働している時間を正確に把握できないと正しい給料を支払うことができませんし、残業も普通残業と深夜残業の2つがあり深夜の方が時給が高いので支給された金額が実際とは異なるなどのケースも出て来ます。正しい労働時間を計算するためにも勤怠管理は適切に行わなければなりません。労働基準法では、労働者の名簿や賃金台帳と一緒に労働時間の記録に関しての書類を3年間保管するなどの義務付けが行われています。
最近は勤怠管理をシステム化している会社も億なっていますが、システムを選ぶときには打刻忘れ・打刻ミスを防止できて従業員が使いやすいもの、給料計算への反映や勤怠データの集計など作業担当者の負担が少ないもの選び方のポイントがあります。